متابعة الديون المتأخرة وتمديد موعد السداد

المدينون والمتأخرون — قائمتان منفصلتان

في قائمة العملاء مرشّحان: «المدينون فقط» و«المدينون المتأخرون». الأول يعرض كل من عليه رصيد الآن، والثاني يعرض من حلّ موعد سداده ولم يدفع بعد. يكفي أن تفتح هذه القائمة صباحًا مرة واحدة لتجهز خطة اتصالات اليوم.

يظهر في سطر كل عميل عدد أيام التأخير، وفي قيد الدين نفسه تظهر حالة «متأخر». وهكذا تفهم الوضع دون فتح بطاقة العميل: من تأخر يومًا ومن تأخر شهرًا.

هذا هو الفرق الجوهري عن الدفتر الورقي: في الدفتر تبحث عن الموعد في كل صفحة، وهنا يظهر الموعد أمامك من تلقاء نفسه. ويرى بائعوك القائمة ذاتها، فيُحسم سؤال «بمن نتصل اليوم» في دقيقة واحدة صباحًا.

• المدينون فقط — كل عميل عليه رصيد
• المدينون المتأخرون — من تجاوز تاريخ السداد
• عدد أيام التأخير — بجانب سطر كل عميل

ترتيب القائمة بما يناسب عملك

ترتّب القائمة حسب: الأحدث، الأقدم، الأكبر مبلغًا أو الأصغر. وهناك مرشّح للمبلغ أيضًا: تدخل حدًّا أدنى وأعلى فتُبقي مثلًا الديون التي تتجاوز مليون سوم. والبدء بالمبالغ الكبيرة أبسط طريق لاستعادة المال بسرعة.

وإن كنت تعمل بمجلدات العملاء، فالمرشّح والترتيب يُحفظان لكل مجلد على حدة. في مجلد المتأخرين يكون الترتيب حسب الموعد، وفي مجلد الجملة حسب المبلغ، فلا تعيد الضبط في كل مرة.

تمديد موعد السداد

إذا قال العميل «أمهلني أسبوعًا آخر» فلا حاجة لحذف الدين وكتابته من جديد. تغيّر تاريخ السداد داخل قيد الدين: تختار التاريخ الجديد وتحفظ. يبقى القيد في مكانه ولا يتغير المبلغ ولا السجل، ويُحدَّث تاريخ السداد فقط فيخرج العميل من قائمة المتأخرين.

وعند تغيير الموعد تُلغى رسالة التذكير المجدولة للتاريخ القديم ويُعاد جدولتها وفق التاريخ الجديد، فلا يصل العميل تذكير بتاريخ لم يعد قائمًا. ويوم السداد يصل التذكير من الرقم القصير 4546 في الساعة 09:00.

من القائمة إلى الفعل: اتصال ورسالة

القائمة للعرض فقط. أما التحصيل فتتصل فيه مباشرة من بطاقة العميل أو ترسل رسالة. وإذا كانت التذكيرات التلقائية مفعّلة فسيصل العميل خبر اقتراب الموعد وتجاوزه وحده. وفي أغلب الحالات يكفي تذكير بسيط، لأن العميل نسي فحسب.

الترتيب العملي بسيط: تراجع أولًا أكبر المبالغ بترتيب الديون الكبيرة، ثم أطول حالات التأخير بترتيب الديون القديمة. وبعد كل اتصال تدخل التاريخ الجديد المتفق عليه في القيد فورًا. عندها تعكس القائمة الوضع الحقيقي دائمًا، وتتحول عبارة «لقد وعد» إلى تاريخ مكتوب.

وفي نسخة الويب تظهر الديون مع مواعيدها كذلك. يرى البائع على الهاتف وترى أنت على الحاسوب الأرقام نفسها، فلا يبقى مجال لعبارة «لم أكن أعلم».

الأسئلة الشائعة