استيراد قائمة العملاء من إكسل أو جهات اتصال الهاتف

الاستيراد من ملف إكسل

قد يكون الملف بصيغة xlsx أو xls أو csv. وفي السطر الأول تُكتب أسماء الأعمدة: name (اسم العميل) و phone_number (رقم الهاتف) إلزاميان، أما debt_amount (مبلغ الدين الحالي) و due_date (تاريخ السداد) فاختياريان. وإذا ملأت عمود الدين كُتب دين العميل معه.

وبعد اختيار الملف يفحص التطبيق الأعمدة. فإذا نقص عمود إلزامي لم يبدأ الاستيراد وظهر أي عمود مفقود. وفي نسخة الويب قالب جاهز: إذا نزّلته وملأته لم تقع أخطاء في أسماء الأعمدة. وفي التطبيق أيضًا خيار الاستيراد من ملف — تختار الملف من الهاتف والأعمدة مشروحة في نافذة الإرشادات.

• name — اسم العميل، إلزامي
• phone_number — رقم الهاتف، إلزامي
• debt_amount — مبلغ الدين الحالي، اختياري
• due_date — تاريخ السداد، اختياري

الاستيراد من جهات اتصال الهاتف

في التطبيق تستطيع أخذ العملاء من جهات اتصال الهاتف أيضًا. فإذا منحت الإذن فُتحت القائمة، وتبحث فيها عمّن تريد وتحدّدهم. ومن كانوا عملاء بالفعل يظهرون على حدة بوصفهم عملاء موجودين فلا تضيفهم مرتين.

وهذه أسرع طريقة لمتجر صغير، فعملاؤك محفوظون في هاتفك أصلًا. يُؤخذ الاسم والرقم من جهات الاتصال، وتكتب الدين لاحقًا في بطاقة العميل.

ويمكن الجمع بين الطريقتين. فتستورد مثلًا مدينِي الدفتر القديم بمبالغهم من إكسل، وتختار الزبائن الدائمين بلا ديون من جهات الاتصال. والمهم ألّا يدخل العميل نفسه مرتين بطريقين: وعلامة العملاء الموجودين في نافذة جهات الاتصال تخدم هذا الغرض تحديدًا.

تجهيز الملف قبل الاستيراد

ليكن في كل سطر عميل واحد، ولتكن صفوف العناوين في السطر الأول فقط. واكتب رقم الهاتف كاملًا واترك العمود بصيغة نصية حتى لا تختفي علامة الزائد أو الصفر في البداية. واكتب مبلغ الدين بالأرقام والتاريخ بصيغة واحدة. واحذف من الملف الصفوف الفارغة والأعمدة الإضافية التي تحوي ملاحظات، فهي تربك القائمة.

وجرّب القائمة الكبيرة على جزء صغير أولًا: استورد ملفًا من عشرة إلى عشرين سطرًا وراجع النتيجة في قائمة العملاء. فإذا نزل الاسم والرقم ومبلغ الدين صحيحًا استوردت الباقي دفعة واحدة.

ماذا يحدث بعد الاستيراد

في نسخة الويب يعمل الاستيراد في الخلفية وتظهر حالته: رُفع، قيد المعالجة، اكتمل. وفي التطبيق يمكن إيقاف العملية عبر إلغاء الاستيراد. وبعد الانتهاء يظهر العملاء في القائمة العامة. والعميل الذي استُورد بمبلغ دين يكون في بطاقته قيد دين جاهز وتعمل التذكيرات كأي دين عادي.

وبعد ذلك توزّع العملاء على المجلدات وترسل رابط السجل لمن يحتاجه. والاستيراد عملية لمرة واحدة، وبعدها يُضاف العملاء الجدد واحدًا واحدًا بالطريقة المعتادة.

الأسئلة الشائعة