تقسيم العملاء إلى مجلدات: دائمون وجملة ومتأخرون

ما هو المجلد وكيف تنشئه

المجلد بطاقة تعريف فوق قائمة العملاء. تعطيه اسمًا وتختار له رمزًا ولونًا ثم تضيف إليه العملاء المطلوبين. مثلًا: جملة، حي، دائمون، متأخرون. ويظهر عدد العملاء داخل المجلد على البطاقة نفسها.

ويمكن أن يكون العميل الواحد في أكثر من مجلد: فتاجر الجملة قد يكون في مجلد الدائمين أيضًا. وتعدّل المجلد لاحقًا فتغيّر اسمه أو لونه أو تحذفه إن لم تعد بحاجة إليه. وعند حذف المجلد لا يُحذف العملاء بل يبقون في القائمة العامة.

• الاسم والرمز واللون — للتمييز بالعين في القائمة
• عدد العملاء — على البطاقة نفسها
• العميل الواحد — في أكثر من مجلد

كل مجلد يحفظ مرشّحه وترتيبه

إذا فتحت المجلد ووضعت مرشّحًا — مثلًا المدينون فقط، والمبلغ فوق خمسمئة ألف، بترتيب الديون الكبيرة — حُفظ هذا الضبط لهذا المجلد. وإذا انتقلت إلى مجلد آخر فُتح ضبطه الخاص. وعند عودتك يبقى كل شيء كما تركته.

تظهر فائدة هذا في العمل اليومي. في مجلد المتأخرين يتصدّر المتأخرون، وفي مجلد الجملة يكون الترتيب حسب المبلغ. فلا تعيد ضبط المرشّح في كل مرة، بل تفتح المجلد وتباشر العمل.

• المدينون فقط أو المتأخرون — يعمل داخل المجلد أيضًا
• حد أدنى وأعلى للمبلغ
• الترتيب: الأحدث أو الأقدم أو الأكبر أو الأصغر

المجلدات تعمل في الرسائل الجماعية أيضًا

عند إعداد رسالة جماعية تختار المستلمين حسب المجلد. ترسل للعملاء الدائمين خبر العرض، وللمتأخرين تذكيرًا، دون تحديد القائمة يدويًا. وإذا أعددت المجلدات مرة واحدة بشكل صحيح استغرق كل إرسال لاحق ثوانٍ.

كيف تبني المجلدات — نصيحة عملية

كلما كثرت المجلدات قلّت فائدتها. تكفي ثلاثة أو أربعة مجلدات واضحة الغرض: ابنِها وفق طريقة تعاملك مع كل فئة. متجر التجزئة يكفيه مجلدا الدائمين والمتأخرين. وفي تجارة الجملة يفيد تقسيم العملاء حسب المنطقة أو خط السير — فيدور المندوب على مجلد واحد في اليوم.

لا يرى العميل اسم المجلد، فهو ترتيبك الداخلي وحدك. لذلك اجعل الاسم مفهومًا لك، واختر اللون حسب درجة الأهمية — الأحمر للمتأخرين مثلًا. فاللون أول ما يلفت النظر عند فتح القائمة.

بنية واحدة في التطبيق ونسخة الويب

المجلدات مرتبطة بالمتجر: فالمجلد الذي أنشأته على الهاتف يظهر في نسخة الويب كذلك. وفي نسخة الويب يمكن تحديد عدة عملاء وإضافتهم إلى مجلد دفعة واحدة، وهو أسرع بكثير عند فرز قائمة كبيرة. وإن كان لديك عدة متاجر فمجلدات كل متجر تُدار على حدة.

الترتيب المعتاد كالتالي: تجري الفرز الأول على الحاسوب في نسخة الويب فتوزّع مئات العملاء على المجلدات. أما في العمل اليومي فتفتح المجلد على الهاتف وتتصل بالعميل أو تسجّل دينًا. وعند إضافة عميل جديد ضعه في مجلده فورًا من بطاقته لتبقى القائمة مرتبة.

الأسئلة الشائعة