Мобильное приложениеВеб-версия
Учёт зарплаты сотрудников: оклад, аванс и остаток в телефоне
Если спор «я тебе уже два раза давал аванс» в конце месяца вам знаком, причина одна — учёт ведётся на бумаге или в памяти. В pDaftar зарплата, полученные деньги и остаток каждого сотрудника лежат в отдельной карточке. Свяжете с кассой — выплаченная зарплата сама ляжет в расход.
Сотрудник и продавец — не одно и то же
Раздел сотрудников работает и для тех, кто не входит в приложение: грузчик, уборщица, водитель, работник мастерской. Чтобы добавить сотрудника, достаточно имени и номера телефона — ему не нужны ни логин, ни подписка. Продавец же — отдельный пользователь со входом в приложение; о нём мы написали в другой статье.
В карточке каждого сотрудника два вида записей. Приход — заработанные им деньги, то есть сумма, которую вы ему должны. Расход — деньги, которые вы ему выдали: зарплата, аванс или частичная выплата. Разница между ними — текущий остаток сотрудника.
Автоматическое начисление зарплаты
Чтобы не записывать приход вручную каждый раз, вы назначаете сотруднику зарплату: сумму, валюту и период. Для месячной зарплаты выбираете число, которого она начисляется, — первое начисление придёт в этот день следующего месяца. Для дневной зарплаты приход записывается автоматически каждый день, начиная с завтрашнего.
Сохранение графика зарплаты не создаёт приход прямо сейчас, а только планирует следующие записи. При желании автоначисление можно выключить — график сохранится, но начисляться не будет. Когда месячная зарплата начислена, сотруднику уходит короткое SMS — если в магазине указан номер телефона: какой бизнес, какую сумму начислил и контактный номер.
- Ежемесячно — сумма и число месяца; приход записывается каждый месяц в этот день
- Ежедневно — приход записывается каждый день, первый — завтра
- Для каждой валюты — свой график зарплаты
Выплаты и связь с кассой
Когда вы выдаёте сотруднику деньги, через «Расход» записываете сумму и комментарий. Если включить «Списать из кассы», та же сумма попадёт в кассу как наличный расход в категории «Зарплата». Одна запись — верный учёт в двух местах, вводить дважды не нужно.
Такой расход в кассе показывает, что он связан с выплатой в разделе сотрудников. Если вы отредактируете или удалите запись у сотрудника, расход в кассе обновится соответственно.
Остаток по валютам
Если сотруднику зарплата начисляется в сумах, а аванс вы выдали в долларах, учёт не перепутается. Приход и расход считаются отдельно в каждой валюте, а в карточке сотрудника остаток виден по каждой валюте. Если при редактировании записи вы меняете валюту, остаток пересчитывается в обеих валютах.
Ошиблись — открываете запись и правите сумму, валюту или комментарий либо удаляете её целиком; остаток каждый раз пересчитывается. Когда сотрудников становится много, ищете по имени в списке; уволившегося сотрудника удаляете.
Раздел есть и в мобильном приложении, и в веб-версии. Для продавцов он по умолчанию закрыт — при необходимости включите в правах переключатели «Просмотр сотрудников» и «Управление сотрудниками».
Как пользоваться
- Откройте раздел сотрудников и нажмите «Добавить сотрудника»; введите имя и номер телефона.
- В карточке сотрудника выберите «Настроить зарплату»: сумма, валюта, период «Ежемесячно» или «Ежедневно», для месячной — число месяца.
- Если сотрудник заработал что-то сверх графика, запишите это вручную через «Приход».
- Когда выдаёте деньги, нажмите «Расход»; если деньги взяты из кассы, включите «Списать из кассы».
- Вверху карточки проверьте остаток по валютам; в истории транзакций видна каждая запись.
Частые вопросы
Нужно ли сотруднику приложение?
Нет. Сотрудник не входит в приложение, подписка ему тоже не нужна. Его учёт ведёте вы или продавец с соответствующим правом.
Если назначить зарплату, приход запишется уже сегодня?
Нет. При месячной зарплате первое начисление придёт в выбранный день следующего месяца, при дневной — начиная с завтрашнего дня.
Как сделать, чтобы выданная зарплата отразилась и в кассе?
Записывая расход, включите «Списать из кассы». Сумма попадёт в кассу как наличный расход в категории «Зарплата».
Может ли продавец видеть учёт сотрудников?
Только если вы разрешите. Раздел сотрудников для продавцов по умолчанию закрыт и включается отдельно в правах.
Попробуйте бесплатно
Бесплатный тариф без ограничения по сроку. Скачайте приложение или работайте в веб-версии.